Como chavear seu time para o trabalho remoto

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Muita gente falando sobre trabalho remoto esses dias e já conversamos sobre as vantagens e desvantagens antes. A grande questão aqui é que para trabalhar remotamente não basta um notebook e Internet; é uma mudança de cultura! Vamos cobrir o básico nesse artigo, para quem quer começar.

acesse https://blog.1password.com/remote-work-tips para dicas sobre trabalho remoto

Para o colaborador

Primeiro vamos falar um pouco da parte dos trabalhadores, sejam esses os gerentes, donos ou membros da equipe. O que queremos evitar é a armadilha em que todo novo trabalhador remoto cai, porque o que você faz no escritório, não vai dar certo em casa.

Ferramentas

Algumas coisas são necessárias para se trabalhar remotamente. Em negrito os essenciais, mas tudo nessa lista é importante:

Conexão com a Internet
Um local de trabalho organizado e tranquilo, com mesa, cadeira, papel e caneta
Roupas (e não pijamas)
Café, chá ou pelo menos água, acessível e melhor que o do escritório
Um calendário

Equipamentos

Além de

Um computador
Webcam para videoconferência
- Minha indicação é a Logitech C920
Headset
- Melhor custo x benefício: Logitech H390
- Para ostentar, com noise reduction e integração com a Alexa: Bose Quiet Comfort

Hábitos

Estabeleça uma rotina diária. Comece todos os dias no mesmo horário, respeite as pausas e não faça hora extra. Não se esqueça de respeitar os horários de sincronia com o time. Lembre-se: nada funciona a longo prazo sem uma rotina.
Faça um planejamento diário. Eu gosto de fazer isso logo que acordo. Olho meu calendário e planejo as tarefas do dia. Com muitas distrações em casa e longe dos chefes, você precisa se auto-gerenciar. Com alguns dias você já sabe quanto consegue ou não fazer em cada dia e pode se planejar melhor. O Time agradece!
Quebre o seu dia em fatias e fique de olho no seu rendimento. Eu sou muito adepto da Técnica Pomodoro. A vantagem de usar curto espaços de tempo é que as distrações não se estendem por muito tempo.
Não deixe de sair de casa, a não ser que uma pandemia esteja em curso por aí.
Crie regras para a família e respeite suas horas de trabalho e horas pessoais.

Para as empresas

Para o empregador, é um pouco mais complicado. Toda empresa em geral tem processos bem estabelecidos e que dependem em geral das pessoas estarem nos locais corretos para fazer atividades, reuniões, etc. Quando mudamos isso para o mundo online, perdemos essas referências e precisamos reconstruí-las.

Comunicação

Isso vem em primeiro e não é à toa. O sucesso ou fracasso do time (e não só do time remoto) depende de comunicação, e a deficiência na comunicação está presente em mais de 90% das retrospectivas realizadas. Não economize nesse quesito:

Chat, conversa – sua equipe precisa de um bom aplicativo de mensagens para conversas assíncronas. Os mais usados hoje em dia são o Discord, Slack e o Teams;
Voz e vídeo – hoje em dia precisamos de comunicação instantânea e muitas vezes entre mais de 2 pessoas. Felizmente videoconferências já não são coisas de filme de ficção científica. Basta escolher uma boa ferramenta e o mercado está cheio delas, inclusive algumas que possuem chat integrado como o Discord ou o Teams. Outras muito utilizadas são o Zoom e o Webex.

Estrutura

A primeira coisa é prover estrutura física para os funcionários e comunicação. Ou seja, notebooks, celulares, Internet/4G e um auxílio café ou algo do tipo. Lembre-se que trabalho remoto não é uma estratégia de corte de custos!

Também é necessário prover uma estrutura virtual. Você vai precisar de:

Uma VPN (Virtual Private Network) – seus dados (e dos seus clientes) são sensíveis e não podem estar expostos;
Mais algumas ferramentas para acompanhar seu processo – existem milhares, mas minha dica é começar com algo que seja muito simples e flexível, como o Trello. Na Backlog, a equipe usa o Jira, e eu pessoalmente sou muito fã do basecamp, que é da 23signs, os caras que praticamente inventaram o trabalho remoto! Muita gente gosta de suítes de office também, como o Office365 da microsoft, GSuite do Google e a da Zoho, que tem uma modalidade grátis. Vamos falar mais sobre processos daqui a pouco.

Valores

É aqui que a coisa pega; por mais que você tenha as ferramentas necessárias, os valores de uma equipe remota são diferentes.

Por exemplo, pontualidade acaba sendo algo muito mais respeitado e exigido, mas somente nas reuniões e não importa muito se você está ou não trabalhando ao mesmo tempo que sua equipe. É comum que cada um acabe achando sua melhor hora com o tempo.

Outro ponto interessante são as personalidades e trejeitos pessoais. No escritório as personalidades são mais marcantes. Temos a chata, o legal, o mauricinho, e por aí vai. Online estar bem arrumado, com sorriso no rosto e trazer café pro pessoal não vale mais tanto.

Com um processo organizado é muito mais fácil medir performance e progresso. Assim, depois de um tempo, fica muito mais claro o valor que cada integrante do time entrega.

Processos

É imprescindível pensar na alteração dos seus processos. Se possível, não migre tudo de uma vez e comece por um processo tradicional, com uma equipe competente e que não seja digital.

Escolha uma metodologia para acompanhar seus processos. Na iotech utilizamos Scrum, para os projetos e Kanban para suporte, administrativo, marketing e comercial. Escolher um método deixa claro para sua equipe quais são as regras do jogo;
Desenhe um processo simples e funcional. Não inicie querendo cobrir todos os casos especiais. Faça um fluxo que funciona pra 80% do casos, ponha para rodar e melhore a partir daí.
Aposte na melhoria contínua e use dados. Uma das grandes vantagens de se trabalhar remotamente é a facilidade de medir o que foi feito, quanto demorou e às vezes até mesmo o valor gerado. Com dados qualquer alteração de processo, ferramenta ou colaboradores na equipe são facilmente mensuradas, o que promove muito a melhoria ao longo do tempo.
Defina um critério para medir o progresso. Essa é a parte mais difícil e importante. O progresso do trabalho precisa ser medido de uma forma que fique clara para todos. A métrica aqui nem precisa ser justa, mas precisa ser facilmente entendida e repetida por qualquer colaborador.
Trabalhe com iterações. Defina ciclos de mesma duração e meça o progresso em cada ciclo.
Envolva a equipe nas decisões. Convide, crie grupos de trabalho e discussões e faça sua equipe ser e se sentir dona do processo. Apesar desse conselho assustar, medindo os resultados periodicamente, a própria equipe vai tomar decisões acertadas e aprender com os erros.
Não deixe de promover encontros pessoais, a não ser que uma pandemia esteja em curso por aí!

Conclusão

Enfim, trabalho remoto é interessante, e trás vantagens e desvantagens como tudo na vida. Para começar, é bom que seja por um motivo real, como a facilidade de contratação e não pensando em economizar no escritório ou contratar mais barato.

Vou acabar aqui deixando uma apresentação, bem simples, que fiz para a equipe da Backlog quando chaveamos para remoto no início da quarentena do COVID-19 em 2020.

Backlog – diretrizes para trabalho remoto.pptx